Слова, что успех компании зависит от работы команды, никому не новы. Однако нередко бывает, что сотрудники не ощущают достаточной мотивации, не до конца понимают свои обязанности и функционал, а также испытывают трудности в общении друг с другом, что негативно сказывается на работе всего коллектива. В таких случаях помочь может создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании. Это поможет объединить усилия всех сотрудников и координировать их работу.

Единое информационно-рабочее пространство позволяет объединить все процессы и компоненты, связанные с работой коллектива, в одном месте. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на обмен информацией и повышает эффективность работы всей команды. В рамках информационно-рабочего пространства можно создавать совместные проекты, делиться файлами, общаться в онлайн-чате, создавать задачи и многое другое.

Одним из преимуществ создания информационно-рабочего пространства является возможность сократить время на освоение новых сотрудников. Когда сотрудник заходит в единое информационно-рабочее пространство, он имеет возможность ознакомиться с информацией о компании, ее принципах работы, а также с информацией о конкретном проекте, в котором он участвует.

Таким образом, создание единого информационно-рабочего пространства позволяет существенно повысить эффективность командной работы, ускорить обмен информацией, улучшить качество взаимодействия сотрудников и значительно сократить время, затрачиваемое на адаптацию новых сотрудников в компании.

Перед тем как приступать к описанию корпоративного портала и интранета, нужно разобраться с терминологией. Технологические понятия корпоративный портал и интранет имеют различные значения.

Интранет или интрасеть — это виртуальное пространство, созданное для внутреннего использования в компании. Оно работает по тем же принципам, что и глобальная сеть интернет, но доступ к ней имеют только сотрудники компании. Используя web-технологии, компания может создать небольшой сайт для разных отделов, общую базу клиентов или набор документов для внутреннего пользования.

Корпоративный портал (КП) — это современная форма внутреннего информационного пространства компании, который может обеспечивать доступ к различным программам документооборота, планировщику задач, видеоконференциям и т.д. и т.п., в зависимости от потребностей организации. КП может быть создан на разных платформах, таких как Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio, «Битрикс24» и др.

Таким образом, если интранет - это внутренняя сеть компании, то КП - это внешний интерфейс этой же сети. Многие компании также используют термин "интранет" в значении "корпоративный портал". Мы будем использовать эти термины как синонимы в рамках настоящей статьи.

Интранет-портал компании: функционал и возможности

Создание внутреннего корпоративного портала может принести пользу компаниям любого размера. Крупные компании могут получить максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Рассмотрим, какие задачи может решить внедрение интранета.

1. Создание общего информационного пространства

Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства. Это особенно важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников. Кроме того, интранет может объединить все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.

2. Обучение персонала

Многие компании формируют свою базу знаний или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение.

3. Формирование корпоративной культуры

Простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду. Это особенно актуально для крупных корпораций, а также при удаленной работе персонала.

4. Коммуникации

Для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранет-порталом такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.

5. Контроль

Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.

6. Безопасность

Интрасеть может и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен предоставить интранет-портал, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Дополнительно стоит отметить, что по статистике сотрудники тратят около 30% рабочего времени на вполне избыточные действия, вроде общения через внешние мессенджеры, соцсети, чтения новостей и прочего. Внедрение интранет-портала легко может занять это время, предоставив сотрудникам доступ к необходимой информации, обучению и совместной работе.

Как внедрить интрасеть в организацию? Существует несколько способов, рассмотрим их детальнее.

Первый способ - разработка корпоративного портала на базе существующей платформы с учетом потребностей компании. Хоть это и самый затратный способ (особенно если используемые платформы требуют платной лицензии), он позволяет создать уникальную систему, учитывающую все требования и пожелания компании. Но стоит помнить, что этот способ сложен и долг в реализации.

Второй способ - покупка и внедрение готового решения- «коробочного» варианта. Этот способ подходит компаниям, которые устраивают стандартные возможности "из коробки" или для тех, кто пока не определился с тем, какие функции понадобятся в будущем. Такой портал можно дорабатывать по мере развития компании.

Третий способ - подключение к "облачному" сервису. Это самый бюджетный вариант внедрения интрасети, но он требует регулярных платежей. Специалисты рекомендуют использовать этот способ для небольших и средних компаний.

Вне зависимости от выбранного способа, для внедрения корпоративного портала рекомендуется обратиться к специалистам, которые имеют опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут оценить плюсы и минусы конкретных решений и платформ, подобрать наиболее оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Корпоративные порталы являются важными инструментами для оптимизации и упрощения бизнес-процессов в компаниях, создания эффективного обмена информацией между сотрудниками, а также для формирования корпоративной культуры. Однако, помимо всех этих преимуществ, корпоративный портал также имеет свои недостатки и ограничения.

Первым недостатком является чрезмерная официальность. Корпоративный портал обеспечивает работу в рабочей среде, которая не способствует общению и совместному решению творческих задач. Интерфейс также не способствует непринужденной атмосфере, а возможности интранета в этой области ограничены.

Второй недостаток заключается в малой вовлеченности пользователей. Пользователи не заинтересованы в наполнении портала интересным контентом, так как управление и наполнение информацией — это задача администратора.

Третий недостаток — отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на различные решения и не может общаться с ними относительно идей и предложений.

Четвертым недостатком является ощущение работниками давления и контроля. Хотя контроль является одной из функций корпоративного портала, в некоторых случаях он может привести к необходимости постоянного получения задач и написания отчетов.

Пятый недостаток — нехватка общения. Благодаря корпоративному порталу сотрудники компании могут решать многие вопросы, не покидая свое рабочее место. Однако общение с коллегами, обсуждение решений руководства, похвастаться успехами в проекте или просто поболтать о погоде остается затруднительным.

Хотя корпоративные порталы являются важными инновациями для развития компаний, выбор конкретного решения должен основываться на всех его плюсах и минусах. Если необходимо обеспечить сотрудников средствами для эффективного взаимодействия, то корпоративный портал – это один из вариантов, но не стоит забывать, что он имеет и некоторые серьезные ограничения.

Фото: freepik.com